Firemní akce na klíč vs. DIY plánování: Kdy se vyplatí agentura?

Máte za sebou desítky e-mailů, několik cenových nabídek a pořád nemáte jistotu, že máte plánování firemní akce pod kontrolou. Jeden dodavatel čeká na potvrzení, druhý poslal neúplnou nabídku a do toho řešíte, jestli jste na něco nezapomněli.

Termín akce se blíží a místo toho, aby se věci skládaly, přibývají další otázky. Každá změna navíc znamená další telefonáty, e-maily a čekání. 

Organizace firemní akce je složitější, než se zdá

Na první pohled je organizace firemní akce poměrně jednoduchá záležitost: rezervovat konferenční prostor, objednat techniku, vyřídit catering, přidat jednoduchý program. Každý krok však musí přesně navazovat na ten předešlý.

Prostor musí odpovídat počtu lidí a typu akce. Techniku musíte mít vyzkoušenou ještě než přijdou první řečníci a catering funguje pouze když navazuje na program. Stačí, aby vypadla jedna drobnost a problém se rychle projeví. Jakmile navíc ztratíte přehled i o maličkostech, přestáváte akci řídit. Jen reagujete. 

Zjistěte, kdy plánovat samostatně, jak si můžete pomoct mít vše v klidu a kdy už na pomoc zavolat profi agenturu.  

DIY plánování: kdy dává smysl

Ne každá firemní akce vyžaduje agenturu nebo složitá řešení. Organizaci si klidně můžete zajistit interně pokud jde například o menší a jednodušší akci.

Menší a interní akce

Ideální je, když sami plánujete setkání týmu, školení nebo interní workshop, kde máte jasnou představu o průběhu a nepotřebujete řešit složitou logistiku. Pokud navíc pracujete s ověřeným prostorem nebo dodavateli, prakticky nemáte kde udělat chybu.

Dostatek času a kapacit

Samostatné plánování dobře funguje i ve chvíli, kdy máte dost času a možností řešit detaily. Pokud si každý den dokážete vyhradit hodinu nebo dvě z pracovního času, umíte pracovat s aplikacemi pro správu eventů a všechno vás to i baví, máte vyhráno.  

Kde DIY plánování selhává nejčastěji

Když při plánování akce přibývají další požadavky, dodavatelé a detaily, začíná kontrola organizátorů často haprovat. V určité chvíli pak už neřešíte, jak má akce vypadat, ale pouze to, aby se vůbec zvládla bez problémů.

Ztráta přehledu při komunikaci s dodavateli

Jedním z nejčastějších přešlapů je, že ztratíte kontrolu. Komunikace běží přes hromadu e-mailů, nabídky se liší v detailech a každá změna znamená další kolo domlouvání. V určité chvíli už není jasné, co je vlastně finálně potvrzené. 

Nejasné ceny a srovnání nabídek

Složitější je i samotné rozhodování. Bez zkušeností se těžko pozná, která nabídka je výhodná a co je v dané kategorii standard. Často se tak buď zbytečně přeplácí, nebo naopak šetří na nesprávném místě.

Nedostatek času 

Důležitou roli hraje i čas. Organizace akce většinou není jedinou pracovní náplní, ale jen další úkol navíc. S blížícím se termínem tak roste tlak a ubývá prostor na kontrolu detailů.

O tom, zda všechno ustojíte nebo budete muset věci hasit na poslední chvíli, rozhoduje kombinace všech těchto faktorů.  

Firemní akce na klíč: co skutečně nabízí agentura

Eventová agentura řeší akci jako celek. Místo mnoha e-mailů s různými dodavateli tak komunikujete jen s jedním partnerem. Ten má přehled o tom, co je domluvené a co se připravuje. Ve chvíli, kdy se objeví problém, neřešíte ho vy. Často se o něm ani nedozvíte a vyřeší ho za vás někdo, kdo má zkušenost z desítek podobných akcí.

Co agentura ví a vy zatím zjišťujete za pochodu

Agentura ví, které prostory fungují pro konkrétní typ akce. Má ověřené dodavatele, zná reálné ceny a dokáže odhadnout, co bude fungovat a co ne. Při samostatném plánování akce často zjišťujete věci za pochodu. Agentura pracuje s tím, co už zná. Pamatuje na to, co se musí připravit dopředu i kde se nejčastěji chybuje.

Bere akci jako fungující nástroj

Jednou z největších výhod zapojení agentury je koordinace. Program, catering, technika i logistika na sebe musí navazovat. Pokud se některá část zpozdí nebo změní, agentura řeší návaznosti za vás. V praxi to znamená, že neřešíte každý detail zvlášť. Zároveň máte jistotu, že celek bude fungovat.

Kolik času vám agentura skutečně ušetří

Organizace akce může zabrat desítky hodin. Komunikace, porovnávání nabídek, kontrola detailů. Agentura tuto práci přebírá a zaměstnanci se pak mohou soustředit na svou práci. Domlouvají se pouze s jedním partnerem, který je informuje o nejdůležitějších záležitostech.  

Jak si organizaci eventu výrazně zjednodušit

Ne každá firemní akce vyžaduje spolupráci s agenturou.

Problém většinou vzniká v koordinaci jednotlivých úkolů. Domlouváte se s několika dodavateli, porovnáváte nabídky v e-mailech a postupně ztrácíte přehled o tom, co je vlastně zajednané.

Velký rozdíl dokáže udělat to, že máte všechno na jednom místě. Například přes platformu Lemondia můžete vyřešit prostor, catering i techniku bez toho, abyste oslovovali každého dodavatele zvlášť.

Místo desítek e-mailů tak vidíte nabídky přehledně vedle sebe a můžete se rychle rozhodnout. Odpadá neustálé dohledávání informací i opakované domlouvání detailů. Díky tomu máte jasno v tom, co objednáváte, za kolik a v jakém rozsahu. Výrazně se tak zmenší šance na chyby.

Kdy si akci řešit interně, kdy si to zjednodušit a kdy vybrat agenturu

Rozhoduje hlavně velikost akce a rozpočtu, počet lidí a to, kolik věcí musíte řešit najednou.

DIY plánování: když je akce jednoduchá

Menší interní akce, školení nebo setkání týmu obvykle zvládnete sami. Pracujete s omezeným počtem lidí, známým prostředím a jednodušším programem.

Když chcete akci řešit sami, ale bez zbytečného chaosu

Pokud vám roste počet lidí, zkracuje se čas nebo začínáte mít problém s koordinací, zjednodušte si proces. Přes platformu Lemondia můžete vybrat prostor, zajednat techniku i catering na jednom místě. Nemusíte tak obepisovat jednotlivé dodavatele a kombinovat jejich nabídky. Dodavatelé o vaši zakázku soutěží a vy za několik kliknutí získáte to, co jindy trvá týdny domlouvání.

Agentura: když na výsledku záleží a není prostor na chyby

U větších akcí, kde záleží na průběhu, dojmu a bezchybné koordinaci, už se vyplatí zapojit agenturu. Jde hlavně o konference nebo akce pro klienty. V těchto případech přebírá organizaci někdo, kdo má zkušenosti a dokáže rychle řešit i nečekané problémy, které se během akce objeví.

Jak si vybrat správný přístup

Organizace firemní akce stojí a padá na vaší schopnosti řídit procesy a detaily. Pokud máte jednoduchou akci, vystačíte si sami. Jakmile ale přibývají lidé, dodavatelé a tlak na výsledek, vyplatí se proces zjednodušit nebo předat někomu, kdo ví, co dělá.

Určitě to zvládnete. Jde pouze o to, kolik vás to bude stát času, energie a chyb.